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Compilazione del budget
Cosa fare per ricevere un contributo finanziario
Il Preventivo delle spese permette all'Agenzia Nazionale di stabilire il contributo da accordare al progetto. In questa fase si deve informare l'Agenzia sui costi che deriveranno dalla realizzazione delle attività:
- quanto costeranno i contatti telefonici e via e-mail con il partner?
- quanto costerà il prodotto finale che si intende realizzare?
- quanto costerà la preparazione linguistica degli allievi?
- quanto costerà il viaggio ed il soggiorno del personale e degli allievi partecipanti allo Scambio di classi?
E' auspicabile che, nel definire i costi, vi sia stretta collaborazione tra il coordinatore del progetto, tutto il personale della scuola coinvolto e l'amministrazione della scuola.
Si tenga presente che é necessario attenersi al formato prescritto dal modulo di candidatura e non è possibile introdurre voci di spesa diverse da quelle in esso previste.
Le due sezioni principali del Preventivo di spesa sono:
Sezione E.1: Importo Standard, relativa alle spese standard del progetto
Sezione E.2: Importo Variabile, relativa alle spese per la mobilità transnazionale.
IMPORTO STANDARD
Il Preventivo delle spese permette all'Agenzia Nazionale di stabilire il contributo da accordare al progetto. In questa fase si deve informare l'Agenzia sui costi che deriveranno dalla realizzazione delle attività:
- quanto costeranno i contatti telefonici e via e-mail con il partner?
- quanto costerà il prodotto finale che si intende realizzare?
- quanto costerà la preparazione linguistica degli allievi?
- quanto costerà il viaggio ed il soggiorno del personale e degli allievi partecipanti allo Scambio di classi?
E' auspicabile che, nel definire i costi, vi sia stretta collaborazione tra il coordinatore del progetto, tutto il personale della scuola coinvolto e l'amministrazione della scuola.
Si tenga presente che é necessario attenersi al formato prescritto dal modulo di candidatura e non è possibile introdurre voci di spesa diverse da quelle in esso previste.
Le due sezioni principali del Preventivo di spesa sono:
Sezione E.1: Importo Standard, relativa alle spese standard del progetto
Sezione E.2: Importo Variabile, relativa alle spese per la mobilità transnazionale.
IMPORTO STANDARDLe spese standard del progetto si riferiscono alle attività strettamente connesse al progetto, ai suoi risultati e ai sui prodotti (e quindi all'impiego di materiali di vario tipo come traduzioni, corsi di preparazione linguistica, acquisto di software…).
Le attività per le quali si può chiedere un contributo in questa sezione sono:
- redazione e pubblicazione di opuscoli e altri documenti inerenti il progetto
- scambio di esperienze, di buone pratiche e materiali …
- realizzazione di prodotti finali, materiali, oggetti artistici ….
- impiego delle nuove tecnologie di informazione e comunicazione (posta elettronica, Internet, videoconferenze)
- lavori e ricerche sul campo
- attività teatrali, musicali e altre rappresentazioni
- preparazione linguistica degli alunni e dei docenti
- cooperazione con aziende, enti pubblici e privati
- diffusione delle esperienze acquisite e dei risultati conseguiti
Le attività per le quali si può chiedere un contributo in questa sezione sono:
- redazione e pubblicazione di opuscoli e altri documenti inerenti il progetto
- scambio di esperienze, di buone pratiche e materiali …
- realizzazione di prodotti finali, materiali, oggetti artistici ….
- impiego delle nuove tecnologie di informazione e comunicazione (posta elettronica, Internet, videoconferenze)
- lavori e ricerche sul campo
- attività teatrali, musicali e altre rappresentazioni
- preparazione linguistica degli alunni e dei docenti
- cooperazione con aziende, enti pubblici e privati
- diffusione delle esperienze acquisite e dei risultati conseguiti
Per quanto riguarda l'entità del contributo che l'Agenzia Nazionale può erogare per tali spese, si ricorda che lo "spirito" del programma Socrates è quello di "contribuire" alle spese del progetto e quindi "partecipare in parte ad esse" e non provvedere alla loro copertura totale; di conseguenza, è importante che la scuola riesca a reperire altri fondi. Le fonti di finanziamento supplementare possono essere diverse: partecipanti (alunni e docenti), genitori, fondi della scuola, sovvenzioni nazionali, sponsor, istituzioni, fondazioni, attività di raccolta fondi. Sarebbe auspicabile coinvolgere anche il "tessuto economico locale".
Quando si indicano le spese previste per realizzare il progetto si tenga conto di due fattori:
Quando si indicano le spese previste per realizzare il progetto si tenga conto di due fattori:
- quanto al massimo l'Agenzia potrà erogare
- quali sono le capacità della scuola di sostenere le spese non coperte dall'Agenzia
Per la copertura dei costi "standard" l'Agenzia Nazionale può erogare un contributo massimo di 2000 € per l'istituto coordinatore e di 1500 € per gli istituti partner. Tuttavia, sulla base del numero di domande pervenute, l'Agenzia Nazionale si riserva di ridurre tali importi rispettivamente a 750 Euro e 1000 Euro.
VOCI DI SPESA DELL'IMPORTO STANDARDSpese per le attività del progetto
Traduzioni
Documentazione
Software
Spese amministrative
Altro
Partner associati
Preparazione linguistica di insegnanti e alunni
Si possono inserire i costi per migliorare la preparazione linguistica degli insegnanti e degli alunni partecipanti al progetto. Il corso di lingua può essere tenuto da un insegnante esterno alla scuola, da un assistente linguistico Comenius che lavora all'interno della scuola o in una scuola vicina oppure si possono utilizzare i corsi in videocassetta o partecipare a corsi organizzati esternamente alla scuola.
I costi di preparazione linguistica devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: notule di insegnanti, fatture di istituti di insegnamento di lingue, ricevute di videocassette, CD-ROM, libri
Spese per le attività del progetto
Si possono inserire i costi previsti per l'acquisto di carta, pennarelli, cartoncini. Si possono inserire anche i costi per attività scolastiche e extrascolastiche, attività culturali, viaggi all'interno del territorio nazionale strettamente inerenti il progetto.
Questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: fatture, ricevute, scontrini, biglietti di musei, teatro, biglietti di viaggio, ecc.
Non sono ammissibili, invece, i costi relativi al tempo libero e eventi sociali e i costi per i trasporti locali all'estero.
Per i progetti nei quali partecipano due istituti italiani si possono preventivare spese di viaggio e soggiorno per la partecipazione a incontri di progetto presso l’istituto partner italiano.
Si possono inserire anche i costi di viaggio e di soggiorno per la partecipazione di una persona ad un evento organizzato in Italia dall’Agenzia Nazionale oppure da una rete Comenius 3 o da una ex rete Comenius 3 (a condizione che vi sia il coordinamento dell’Istituzione che aveva il ruolo di Coordinatore della Rete alla fine del progetto), anche se la partecipazione a questi eventi non è stata pianificata nel Modulo di candidatura.
Si possono inserire i costi per migliorare la preparazione linguistica degli insegnanti e degli alunni partecipanti al progetto. Il corso di lingua può essere tenuto da un insegnante esterno alla scuola, da un assistente linguistico Comenius che lavora all'interno della scuola o in una scuola vicina oppure si possono utilizzare i corsi in videocassetta o partecipare a corsi organizzati esternamente alla scuola.
I costi di preparazione linguistica devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: notule di insegnanti, fatture di istituti di insegnamento di lingue, ricevute di videocassette, CD-ROM, libri
Spese per le attività del progetto
Si possono inserire i costi previsti per l'acquisto di carta, pennarelli, cartoncini. Si possono inserire anche i costi per attività scolastiche e extrascolastiche, attività culturali, viaggi all'interno del territorio nazionale strettamente inerenti il progetto.
Questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: fatture, ricevute, scontrini, biglietti di musei, teatro, biglietti di viaggio, ecc.
Non sono ammissibili, invece, i costi relativi al tempo libero e eventi sociali e i costi per i trasporti locali all'estero.
Per i progetti nei quali partecipano due istituti italiani si possono preventivare spese di viaggio e soggiorno per la partecipazione a incontri di progetto presso l’istituto partner italiano.
Si possono inserire anche i costi di viaggio e di soggiorno per la partecipazione di una persona ad un evento organizzato in Italia dall’Agenzia Nazionale oppure da una rete Comenius 3 o da una ex rete Comenius 3 (a condizione che vi sia il coordinamento dell’Istituzione che aveva il ruolo di Coordinatore della Rete alla fine del progetto), anche se la partecipazione a questi eventi non è stata pianificata nel Modulo di candidatura.
Traduzioni
Si possono inserire i costi per traduzioni fatte da personale esterno alla scuola.Questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: notule, fatture, ricevute, ecc.
Si possono inserire i costi per traduzioni fatte da personale esterno alla scuola.Questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: notule, fatture, ricevute, ecc.
Documentazione
Si tratta dei costi per il lavoro editoriale, stampa e fotocopie di documenti, progettazione e elaborazione grafica di prodotti finali o di elaborati di valutazione/diffusione realizzati nell'ambito del progetto.
Questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: notule, fatture, ricevute …
Si tratta dei costi per il lavoro editoriale, stampa e fotocopie di documenti, progettazione e elaborazione grafica di prodotti finali o di elaborati di valutazione/diffusione realizzati nell'ambito del progetto.
Questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: notule, fatture, ricevute …
Software
Si possono inserire i costi per la connessione a Internet e la posta elettronica, acquisto di software strettamente necessario per la realizzazione di elaborati e documenti vari.
Questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: fatture relative ad affitto (o acquisto) di licenze di utilizzo di software di accesso a Internet, ricevute, fatture per la connessione….
Si possono inserire i costi per la connessione a Internet e la posta elettronica, acquisto di software strettamente necessario per la realizzazione di elaborati e documenti vari.
Questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: fatture relative ad affitto (o acquisto) di licenze di utilizzo di software di accesso a Internet, ricevute, fatture per la connessione….
Spese amministrative
In questa voce si possono inserire tutti i costi per la comunicazione, fotocopie, cancelleria, forniture da ufficio…
Questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: fatture telefoniche, ricevute.…
Il contributo per queste spese non potrà superare il 20% del contributo totale per l'Importo standard, fino ad un massimo di 400 €.
In questa voce si possono inserire tutti i costi per la comunicazione, fotocopie, cancelleria, forniture da ufficio…
Questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: fatture telefoniche, ricevute.…
Il contributo per queste spese non potrà superare il 20% del contributo totale per l'Importo standard, fino ad un massimo di 400 €.
Altro
I costi inseriti in questa voce (non inseribili in una delle voci di spesa precedenti) devono essere adeguatamente specificati e motivati. Ad esempio, sono ammissibili i costi per l'acquisto di piccole attrezzature fondamentali per la realizzazione del progetto (es. modem per il collegamento Internet, webcam, macchina fotografica digitale). Non sono ammissibili i costi per l'acquisto di beni di lunga durata non connessi in maniera esclusiva alla realizzazione del progetto (computer, stampanti, fax… ).
Questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: fatture, ricevute…
I costi inseriti in questa voce (non inseribili in una delle voci di spesa precedenti) devono essere adeguatamente specificati e motivati. Ad esempio, sono ammissibili i costi per l'acquisto di piccole attrezzature fondamentali per la realizzazione del progetto (es. modem per il collegamento Internet, webcam, macchina fotografica digitale). Non sono ammissibili i costi per l'acquisto di beni di lunga durata non connessi in maniera esclusiva alla realizzazione del progetto (computer, stampanti, fax… ).
Questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i documenti di spesa: fatture, ricevute…
Partner associati
Il Beneficiario con l'Importo Standard assegnato può far partecipare al progetto eventuali Partner Associati autorizzati dall’Agenzia (ad esempio per coprire le spese legate alla mobilità di questi partner in Italia) a condizione che:
l’attività del Partner associato sia necessaria per la realizzazione del progetto;
- le spese rientrino tra quelle ammissibili;
- si tratti di organizzazioni no profit.
Il Beneficiario con l'Importo Standard assegnato può far partecipare al progetto eventuali Partner Associati autorizzati dall’Agenzia (ad esempio per coprire le spese legate alla mobilità di questi partner in Italia) a condizione che:
l’attività del Partner associato sia necessaria per la realizzazione del progetto;
- le spese rientrino tra quelle ammissibili;
- si tratti di organizzazioni no profit.
COSTI INAMMISSIBILI- retribuzioni del personale, inclusi gli straordinari
- spese di supplenza
- acquisto di beni di lunga durata non connessi in maniera esclusiva alla realizzazione del progetto (computer, stampanti, fax… )
- spese per banchetti, regali, fiori, spese di rappresentanza, di accoglienza e di intrattenimento
- indennità di missione del personale
- commissioni bancarie/postali o costi legati ai tassi di cambio
- biglietti di viaggio acquistati e non fruiti
IMPORTO VARIABILESpese di viaggio
Viaggio in aereo: l'aereo potrà essere utilizzato solamente per viaggi superiori a 400 km o quando è previsto l'attraversamento del mare. Se possibile dovranno essere ricercate le tariffe APEX o altre tariffe economiche. Sarà cura dell’Agenzia verificare che siano impiegate le tariffe economiche e se necessario i costi indicati nel Preventivo delle spese saranno ridotti. E’ opportuno quindi contattare più di una agenzia di viaggi per ottenere la tariffa più economica.
Taxi e mezzo proprio: questi costi non possono essere rendicontate all'Agenzia Nazionale; se non è possibile spostarsi con altri mezzi e quindi si sia costretti a prendere un taxi o viaggiare con la propria auto si potrà rendicontare il costo del treno di 1^ classe per quella tratta, indipendentemente dal numero di persone che viaggiano.
Noleggio dell'auto: è ammesso esclusivamente nel caso in cui non sia possibile utilizzare altri mezzi di trasporto tra quelli ammissibili ad un prezzo inferiore. Si potrà rendicontare il costo della classe A tranne che nel caso in cui stiano viaggiando più di due persone; in tal caso sarà ammissibile la classe B.
Noleggio dell'autobus/minibus: l'autobus e il minibus possono essere noleggiati solo se non è possibile l'impiego di altri mezzi di trasporto ad un prezzo minore.
Viaggi da casa e dall'aeroporto: si possono inserire i costi per il viaggio da casa all'aeroporto e il viaggio dall'aeroporto all'Istituto ospitante, se necessari.
Viaggio in aereo: l'aereo potrà essere utilizzato solamente per viaggi superiori a 400 km o quando è previsto l'attraversamento del mare. Se possibile dovranno essere ricercate le tariffe APEX o altre tariffe economiche. Sarà cura dell’Agenzia verificare che siano impiegate le tariffe economiche e se necessario i costi indicati nel Preventivo delle spese saranno ridotti. E’ opportuno quindi contattare più di una agenzia di viaggi per ottenere la tariffa più economica.
Taxi e mezzo proprio: questi costi non possono essere rendicontate all'Agenzia Nazionale; se non è possibile spostarsi con altri mezzi e quindi si sia costretti a prendere un taxi o viaggiare con la propria auto si potrà rendicontare il costo del treno di 1^ classe per quella tratta, indipendentemente dal numero di persone che viaggiano.
Noleggio dell'auto: è ammesso esclusivamente nel caso in cui non sia possibile utilizzare altri mezzi di trasporto tra quelli ammissibili ad un prezzo inferiore. Si potrà rendicontare il costo della classe A tranne che nel caso in cui stiano viaggiando più di due persone; in tal caso sarà ammissibile la classe B.
Noleggio dell'autobus/minibus: l'autobus e il minibus possono essere noleggiati solo se non è possibile l'impiego di altri mezzi di trasporto ad un prezzo minore.
Viaggi da casa e dall'aeroporto: si possono inserire i costi per il viaggio da casa all'aeroporto e il viaggio dall'aeroporto all'Istituto ospitante, se necessari.
Spese di soggiorno
Per quanto riguarda le spese di soggiorno, nelle istruzioni per la compilazione del Preventivo delle spese sono riportate due tabelle, una relative alle tariffe per il soggiorno dei docenti e una alle tariffe per il soggiorno degli alunni, differenziate a seconda del paese di destinazione.
Nel preventivo di spesa quindi non si deve indicare il costo che presumibilmente si dovrà sostenere durante il soggiorno all'estero per l'alloggio, il vitto e altre piccole spese (trasporti e spese di comunicazione) ma gli importi che si ottengono applicando le tariffe del modulo di candidatura. Il rimborso delle spese di soggiorno avviene quindi su base forfetaria e i partecipanti non sono tenuti a conservare tutte le fatture, ricevute, scontrini delle spese.
L'Agenzia in genere non finanzia il 100% dei costi previsti sulla base di queste tabelle forfetarie: la percentuale applicata dall'Agenzia varia in genere ogni anno a seconda del numero di candidature ricevute e dei fondi comunitari di cui l'Agenzia dispone.
Nessun contributo sarà erogato per le spese di soggiorno degli alunni perché la mobilità degli alunni deve basarsi sul principio della "reciproca ospitalità" e quindi sull'integrazione nell'ambito familiare degli alunni partner. Tuttavia, se agli Incontri di progetto partecipano alunni diversamente abili e ciò sia espressamente indicato nel modulo di candidatura, il finanziamento delle spese di soggiorno può arrivare fino a copertura totale del costo calcolato sulla base delle tariffe forfetarie.
Per quanto riguarda le spese di soggiorno, nelle istruzioni per la compilazione del Preventivo delle spese sono riportate due tabelle, una relative alle tariffe per il soggiorno dei docenti e una alle tariffe per il soggiorno degli alunni, differenziate a seconda del paese di destinazione.
Nel preventivo di spesa quindi non si deve indicare il costo che presumibilmente si dovrà sostenere durante il soggiorno all'estero per l'alloggio, il vitto e altre piccole spese (trasporti e spese di comunicazione) ma gli importi che si ottengono applicando le tariffe del modulo di candidatura. Il rimborso delle spese di soggiorno avviene quindi su base forfetaria e i partecipanti non sono tenuti a conservare tutte le fatture, ricevute, scontrini delle spese.
L'Agenzia in genere non finanzia il 100% dei costi previsti sulla base di queste tabelle forfetarie: la percentuale applicata dall'Agenzia varia in genere ogni anno a seconda del numero di candidature ricevute e dei fondi comunitari di cui l'Agenzia dispone.
Nessun contributo sarà erogato per le spese di soggiorno degli alunni perché la mobilità degli alunni deve basarsi sul principio della "reciproca ospitalità" e quindi sull'integrazione nell'ambito familiare degli alunni partner. Tuttavia, se agli Incontri di progetto partecipano alunni diversamente abili e ciò sia espressamente indicato nel modulo di candidatura, il finanziamento delle spese di soggiorno può arrivare fino a copertura totale del costo calcolato sulla base delle tariffe forfetarie.
Nell'analisi del Preventivo delle spese, l'Agenzia Nazionale procederà a eliminare le mobilità non ammissibili.
Partecipazione a eventi Comenius 3
L’Importo variabile può essere utilizzato anche per la partecipazione di una sola persona dell’istituto
- ad un evento organizzato dalle Reti Comenius all’estero
- ad un evento organizzato da una ex Rete Comenius a condizione che vi sia il coordinamento dell’istituzione che aveva il ruolo di coordinatrice della Rete alla fine del progetto
Partner Associati
Gli eventuali partner associati autorizzati dall’Agenzia possono partecipare anche allo scambio di classi a condizione che si tratti di organizzazioni no profit.
Gli eventuali partner associati autorizzati dall’Agenzia possono partecipare anche allo scambio di classi a condizione che si tratti di organizzazioni no profit.
Giorni di viaggio ammissibili
- Incontro di progetto: è ammissibile 1 giorno per l'andata e 1 giorno per il ritorno. Tuttavia, nel caso in cui per usufruire della tariffa APEX sia necessario includere un fine settimana oppure un fine settimana al ritorno sono ammissibili massimo 2 giorni all'andata e 1 al ritorno oppure 1 giorno all'andata e massimo 2 al ritorno.IMPIEGO DELL'IMPORTO VARIABILE
L’importo variabile assegnato dall’Agenzia può essere utilizzato con flessibilità rispetto a quanto richiesto nel Modulo di candidatura.
Ad esempio sono ammissibili:
- variazioni del numero dei docenti partecipanti agli incontri di progetto, scambi di docenti e tirocini in impresa
- variazioni del numero degli alunni partecipanti agli incontri di progetto
- variazioni di numero e tipologia delle mobilità
- variazioni delle date delle mobilità
- variazioni del paese di destinazione delle mobilità, purché nell’ambito dei partner autorizzati dall’Agenzia
TRASFERIMENTI DI CONTRIBUTOdall’Importo standard all’Importo variabile e viceversa
IL CONTRATTO DI FINANZIAMENTO E I RESOCONTI FINALIGli istituti autorizzati dall’Agenzia riceveranno comunicazione ufficiale di autorizzazione all’attività con tutte le indicazioni necessarie per ricevere l’Accordo di finanziamento e i modello per la rendicontazione
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