Definizione del contributo
Il contributo Arion viene accordato dall’Agenzia Nazionale sulla base delle indicazioni fornite dalla Commissione europea.

Stipula dell’Accordo
Ai fini dell’erogazione del contributo verrà stipulato un Accordo tra l’Agenzia Nazionale e l’Istituto presso il quale presta servizio il partecipante alla Visita.

Documenti finali da inviare all’Agenzia Nazionale

Entro 30 giorni dal termine della Visita, dovranno essere inviati all’Agenzia i seguenti documenti:

 

 COSTI AMMISSIBILI

Viaggio e Assicurazione del Viaggio
Il rimborso dei costi di viaggio e assicurazione viene fatto sulla base delle spese effettivamente sostenute. Le spese di viaggio e assicurazione del viaggio devono essere giustificate con documenti validi ai fini fiscali: biglietti del viaggio o altra documentazione valida ai fini fiscali (ricevuta o fattura rilasciata dall'agenzia di viaggi, polizza assicurativa dalla quale sia desumibile il costo sostenuto).

Viaggio in aereo: l'aereo potrà essere utilizzato solamente per viaggi superiori a 400 km o quando è previsto l'attraversamento del mare. Dovranno essere ricercate le tariffe più economiche, e se possibile le tariffe APEX. Non possono essere rendicontati costi di viaggio in classe più alta di quella economica.

Viaggi da casa e dall'aeroporto: si possono inserire i costi per il viaggio da casa all'aeroporto e il viaggio dall'aeroporto all'Istituto ospitante e viceversa, se strettamente pertinenti e documentati.

Taxi e mezzo proprio: questi costi non possono essere rendicontati all'Agenzia Nazionale; nel caso in cui siano utilizzati questi mezzi, si potrà rendicontare il costo del treno I classe indipendentemente dal numero di persone che viaggiano. Si dovrà comunque conservare un documento che attesti l’avvenuto viaggio in taxi o auto (ricevuta taxi, pedaggio autostradale, ricevuta carburante).

Noleggio dell'auto: è ammesso esclusivamente nel caso in cui non sia possibile utilizzare altri mezzi di trasporto tra quelli ammissibili. Se questo è il caso si potrà rendicontare il costo della classe A tranne nel caso in cui viaggino più di due persone; in tal caso sarà ammissibile la classe B.

Soggiorno
Le spese di soggiorno (vitto, alloggio, trasporti urbani, comunicazione) sono rimborsate dall'AN sulla base delle tariffe forfetarie giornaliere (diversificate a seconda del paese di destinazione) riportate nella Tabella riportata qui sotto.
In particolare, le spese di soggiorno a persona sono rimborsate al 100% delle tariffe giornaliere.
L'impiego di queste tariffe implica che nella rendicontazione finale non si deve indicare il costo che si è sostenuto durante il soggiorno all'estero.

Paese	Max. in EURO	Paese	Max. in EURO
BE Belgio	150	IS Islanda	183
DK Danimarca	179	LI Liechtenstein	174
DE Germania	127	NO Norvegia	171
GR Grecia	113	BG Bulgaria	157
ES Spagna	141	CZ Repubblica Ceca	214
FR Francia	130	EE Estonia	129
IE Irlanda	165	CY Cipro	100
IT Italia	130	LV Lettonia	174
LU Lussemburgo	143	LT Lituania	126
NL Paesi Bassi	148	HU Ungheria	136
AT Austria	122	MT Malta	116
PT Portogallo	143	PL Polonia	227
FI Finlandia	156	RO Romania	185
SE Svezia	157	SI Slovenia	148
UK Regno Unito	199	SK Slovacchia	164
		TR Turchia	114

ALTRE DISPOSIZIONI

Documentazione valida ai fini della rendicontazione:
tutti i documenti delle spese ammissibili a contributo devono essere intestati al partecipante autorizzato dall'AN o all'istituto firmatario dell'Accordo. Potranno essere rendicontate solo spese ammissibili giustificate da documentazione valida ai fini fiscali. Non saranno in alcun modo accettate spese giustificate con documenti diversi.

Importi in EURO:
tutti gli importi devono essere rendicontati in EURO. Per le spese sostenute in valuta diversa il tasso di cambio da utilizzare è quello in vigore il giorno di partenza.

Conservazione degli originali dei documenti di spesa:
gli originali dei documenti giustificativi delle spese rendicontate, ad eccezione dei costi del soggiorno, dovranno essere conservati agli atti dell'Istituto per 5 anni dalla data di invio all'AN della documentazione, in conformità ai normali principi contabili imposti dalla legge.
Giorni di Viaggio ammissibili: per il viaggio A/R sarà riconosciuto un giorno per l'andata ed un giorno per il ritorno (per esempio per una Visita di 5 giorni lavorativi sarà ammissibile una durata massima di 6 notti e 7 giorni). Esclusivamente nel caso in cui per usufruire della tariffa APEX sia necessario includere un fine settimana all'andata oppure un fine settimana al ritorno, sono ammissibili al massimo 2 gg. all'andata e al massimo 1 g. al ritorno (oppure 1 g. all'andata e 2 gg. al ritorno).



COSTI NON AMMISSIBILI

1. le normali retribuzioni del personale, inclusi gli straordinari
2. le spese di supplenza
3. i costi relativi all'indennità di missione del personale
4. le spese bancarie
5. i costi di intermediazione
6. spese di organizzazione e preparazione alla Visita fatturati da eventuali enti/associazioni che si offrono per organizzare l'attività all'estero, comprese eventuali agenzie di viaggi
7. spese di assistenza per la partecipazione alla Visita
8. costi di amministrazione
9. spese di comunicazione (calcolate nelle spese di soggiorno)
10. trasporti locali all'estero (calcolate nelle spese di soggiorno)
11. materiale didattico e attività all'estero (calcolate nelle spese di soggiorno)
12. biglietti di viaggio acquistati ma non fruiti
13. costi fatturati o penalità derivanti dalla non partecipazione alla visita

 
ESEMPIO DI CALCOLO DEL CONTRIBUTO FINALE

Ipotesi:
il partecipante è autorizzato per una Visita di 7 giorni (5 giorni lavorativi più 1 giorno per il viaggio di andata e 1 giorno per il viaggio di ritorno) in Francia (Parigi).
Il contributo accordato dall’AN è pari a 1.224 Euro.

 

CASO 1:
La somma dei costi 1e 2 è inferiore al contributo accordato dall’AN:
il contributo finale sarà pari alla somma dei costi 1 e 2.

Supponiamo che il costo del viaggio sia stato pari a 150 EURO
Calcoliamo la parte di contributo a copertura della spese di soggiorno: € 130 x 7 gg. = € 910.
Costo totale della Visita: € 150 + € 910 = € 1.060
In questo caso il contributo finale spettante è pari a € 1.060.

CASO 2:
La somma dei costi 1 e 2 è superiore al contributo accordato dall'AN:
il contributo finale sarà pari al contributo inizialmente accordato.

Supponiamo inoltre che il costo del viaggio sia stato pari a 400 EURO.
Calcoliamo la parte di contributo a copertura della spese di soggiorno: € 130 x 7 gg. = € 910.
Costo totale della Visita: € 400 + € 910 = € 1.310
In questo caso il contributo finale spettante è pari a € 1.224