Cosa fare per ricevere un contributo finanziario
Il Preventivo delle spese permette all'Agenzia Nazionale di stabilire il contributo da accordare per lo svolgimento dell’attività. In questa fase si deve "informare" l'Agenzia sui costi che si prevede di sostenere per il viaggio, il soggiorno e la partecipazione al corso.
E’ necessario attenersi al formato prescritto dal modulo di candidatura e non è possibile introdurre voci di spesa diverse da quelle in esso previste.

Il rimborso dei costi di viaggio e assicurazione avverrà sulla base delle spese effettivamente sostenute; quindi le spese di viaggio e assicurazione del viaggio devono essere giustificate con documenti validi ai fini fiscali: biglietti del viaggio o altra documentazione valida ai fini fiscali (ricevuta o fattura rilasciata dall’agenzia di viaggi, polizza assicurativa dalla quale sia desumibile il costo sostenuto)

Viaggio in aereo: l’aereo potrà essere utilizzato solamente per viaggi superiori a 400 km o quando è previsto l’attraversamento del mare. Dovranno essere ricercate le tariffe più economiche, e se possibile le tariffe APEX. Non sono ammissibili viaggi in aereo in classe più alta di quella economica.
Viaggi da casa e dall'aeroporto: si possono inserire i costi per il viaggio da casa all’aeroporto e il viaggio dall’aeroporto all’Istituto ospitante e viceversa, se strettamente pertinenti e documentati.
Taxi e mezzo proprio: questi costi non possono essere rendicontate all'Agenzia Nazionale; se non è possibile spostarsi con altri mezzi e quindi si sia costretti a prendere un taxi o viaggiare con la propria auto si potrà rendicontare il costo del mezzo di trasporto più economico esistente per quella tratta, indipendentemente dal numero di persone che viaggiano.
Noleggio dell'auto: l’auto può essere noleggiata solo se non è possibile l’impiego di altri mezzi di trasporto ad un prezzo minore. In questo caso si potrà rendicontare il costo della classe A tranne nel caso in cui viaggino più di due persone; in tal caso sarà ammissibile la classe B.

2. Soggiorno: vitto, alloggio, trasporti urbani, spese di comunicazione
Le spese di soggiorno sono rimborsate dall’AN sulla base delle tariffe forfetarie giornaliere (diversificate a seconda del paese di destinazione) riportate nella Tabella allegata al Modulo di candidatura. L'impiego di queste tariffe implica che nella rendicontazione finale non si deve indicare il costo che si è sostenuto durante il soggiorno all'estero per l’alloggio, il vitto e altre piccole spese (trasporti e spese di comunicazione).
L’uso di queste tariffe fa sì che il rimborso delle spese di soggiorno avvenga su base forfetaria: ciò permette al partecipante di avere maggiore "libertà" durante il soggiorno perché non è tenuto a conservare fatture, ricevute, scontrini …. delle spese. Il Beneficiario, quindi, non dovrà conservare i documenti giustificativi delle spese di soggiorno sostenute.

3. Tariffa del Corso
Si tratta delle spese di iscrizione e partecipazione al corso di formazione.
Il costo del corso dovrà essere giustificato con documentazione valida ai fini fiscali (fattura/ricevuta fiscale rilasciata dall’organizzatore del corso). La tariffa del corso può essere comprensiva di eventuali spese quali materiale didattico e attività culturali previste espressamente dall’organizzatore del corso di formazione.
Il contributo comunitario per il costo del corso di formazione non potrà essere superiore a 750 Euro.

4. Preparazione Linguistica
In questa voce possono essere inseriti i costi della preparazione linguistica per partecipare al corso di formazione; tuttavia questo costo è ammissibile esclusivamente per attività di formazione generale e non per attività di formazione linguistiche.
Tali spese dovranno essere giustificate con documentazione valida ai fini fiscali (fatture, ricevute fiscali).

Tra i costi inammissibili, che non possono cioè essere inseriti tra i costi rendicontati, citiamo:

VARIE

Tutti i documenti delle spese ammissibili a contributo devono essere intestati al docente autorizzato dall’AN o all’istituto scolastico firmatario del contratto di finanziamento.
Potranno essere rendicontate solo spese ammissibili giustificate da documentazione valida ai fini fiscali. Non saranno in alcun modo accettate spese giustificate con documenti diversi. Tutti gli importi devono essere rendicontati in EURO. Per le spese sostenute in valuta diversa il tasso di cambio da utilizzare è quello in vigore il giorno di partenza.

Gli originali dei documenti giustificativi delle spese, ad eccezione delle spese di soggiorno, dovranno essere conservati agli atti dell'Istituto per 5 anni dalla data dell’ultimo pagamento fatto dall’AN in conformità ai normali principi contabili imposti dalla legge. Solo su espressa richiesta questi dovranno essere inviati all'AN secondo i tempi ed i modi che saranno comunicati.

Giorni di Viaggio:
per il viaggio A/R sarà riconosciuto un giorno per l’andata ed un giorno per il ritorno
(per esempio per un corso di 5 giorni lavorativi sarà ammissibile una durata massima di 6 notti e 7 giorni). Esclusivamente nel caso in cui per usufruire della tariffa APEX sia necessario includere un fine settimana all’andata oppure un fine settimana al ritorno, sono ammissibili al massimo 2 gg. all’andata e al massimo 1 g. al ritorno (oppure 1 g. all’andata e 2 gg. al ritorno)

Durata del corso:
la durata del corso non potrà in alcun modo essere inferiore a 5 giorni lavorativi (5 giorni di corso esclusi i giorni di viaggio ed eventuali eventi culturali/sociali).
In caso di corsi di 4 settimane la durata complessiva (compreso il viaggio) non potrà essere superiore a 28 giorni.
Esclusivamente nel caso della partecipazione ad una Conferenza, l’attività di formazione può avere una durata inferiore ad 1 settimana, ovvero inferiore a 5 giorni lavorativi.

ESEMPIO DI CALCOLO DEL CONTRIBUTO FINALE


Il contributo finale Comenius 2.2. viene definito dall’AN sulla base dei seguenti fattori:

CASO 1: la somma dei costi ammissibili è inferiore al contributo accordato dall’AN: il contributo finale sarà pari alla somma dei costi sostenuti

CASO 2: la somma dei costi ammissibili è superiore al contributo accordato dall’AN: il contributo finale sarà pari al contributo accordato

Esempio caso 1.
Supponiamo che il docente sia autorizzato per un corso di 7 giorni (5 giorni lavorativi più 1 giorno per il viaggio di andata e 1 giorno per il viaggio di ritorno) in Francia, secondo quanto richiesto nel modulo di candidatura e che il contributo assegnato (indicato nell’Accordo) sia pari a 1500 Euro.

Supponiamo che il corso sia stato realizzato come segue:
· Durata complessiva finale 7 giorni
· Costo del viaggio: 250 EURO
· Calcolo contributo per il soggiorno: 130 Euro x 7 gg. = 910 Euro.
· Tariffa del corso di formazione: 300 Euro

Costo totale del corso: 1460 EURO.
Il contributo finale sarà pari a 1460 EURO.

Esempio caso 2.
Supponiamo che il docente sia autorizzato per un corso di 7 giorni (5 giorni lavorativi più 1 giorno per il viaggio di andata e 1 giorno per il viaggio di ritorno) in Francia, secondo quanto richiesto nel modulo di candidatura e che il contributo assegnato (indicato nell’Accordo) sia pari a 1430 Euro.

Supponiamo che il corso sia stato realizzato come segue:
· Durata complessiva finale 7 giorni
· Costo del viaggio: 250 EURO
· Calcolo contributo per il soggiorno: 130 Euro x 7 gg. = 910 Euro.
· Tariffa del corso di formazione: 300 Euro

Costo totale del corso: 1460 EURO.
Il contributo finale sarà pari a 1430 EURO.