Tutte le scuole italiane, statali o paritarie, possono inserire le loro esperienze nelle banche dati regionali, che fanno riferimento ai Nuclei Regionali dell'Agenzia Nazionale per lo Sviluppo dell'Autonomia Scolastica (ex IRRE). I Nuclei Regionali assicurano la loro assistenza alle scuole sia nella fase di sviluppo dell’esperienza, sia nella fase della sua documentazione.

Le esperienze inserite sono poi segnalate da ciascun Nucleo Regionale a una Commissione Nazionale, che le valuterà sulla base di criteri condivisi  all'interno del gruppo di lavoro GOLD.

Le migliori esperienze selezionate entrano a far parte dell’Archivio nazionale delle buone pratiche.