Per la buona riuscita di un progetto Comenius 1 è di fondamentale importanza il corretto utilizzo dei fondi assegnati dalla Ue. Spesso infatti - alla fine di un periodo contrattuale - l’Agenzia deve restituire una buona parte dei fondi stanziati dalla Commissione perché rendicontati dagli Istituti in maniera non del tutto appropriata. Questi fondi, per problemi amministrativi, difficilmente possono essere ridistribuiti su altri progetti che necessiterebbero di integrazioni, e ne risultano così penalizzati altri possibili beneficiari.

Pertanto è indispensabile una attenta lettura del contratto e, auspicabilmente, una forte interazione tra personale amministrativo e personale docente. E se permangono dubbi insormontabili, è sempre possibile contattare l’Agenzia nazionale per qualsiasi chiarimento.

I finanziamenti comunitari sono ripartiti tra Importo Standard e Importo Variabile.

L'Importo Standard serve per realizzare tutte le attività ammissibili strettamente connesse al progetto, ai suoi risultati e ai suoi prodotti. In parole più semplici con l'importo standard si coprono i costi di gestione del progetto.

In particolare:

1. Spese per l'attività del progetto
2. Preparazione linguistica
3. Traduzioni
4. Documentazione
5. Software
6. Spese amministrative
7. Altro

Tutti questi costi devono essere adeguatamente giustificati con i relativi documenti di spesa, eccezion fatta per le Spese amministrative. L'importo inserito in quest'ultima voce, infatti, al contrario degli altri, è un importo forfetario, proporzionale alla somma delle altre voci di spesa, e riguarda tutti i costi per la comunicazione, fotocopie, cancellerie e forniture d'ufficio di cui risulterebbe difficile quantificare con esattezza la quota imputabile al progetto. L'importo inserito in questa voce non potrà in nessun caso superare il 20% del totale dell'Importo Standard spettante.

Per calcolare la parte di contributo che sarà possibile rendicontare tra le Spese amministrative si deve applicare la seguente formula:

sommare tutte le spese effettuate (escluse le spese amministrative) e moltiplicare per 20/80, quindi calcolare il 20% dell'Importo Standard assegnato ed infine inserire l'importo minore tra i due.

Esempio:

1. Importo Standard assegnato € 1000
2. Somma delle voci di spesa escluse le Spese amministrative = € 500
3. Calcolo dei 20/80 di € 500 = € 125
4. Calcolo del 20% dell'Importo Standard (massimale) assegnato: € 200
5. Confronto tra i due valori e scelta del minore: € 125

Pertanto l'importo ammissibile per le spese amministrative in questo caso sarà di € 125.

Seguendo lo stesso criterio, cioè senza superare i massimali, le Spese amministrative si possono rendicontare come differenza tra le spese sostenute e l'importo standard assegnato.

Esempio:

1. Importo Standard assegnato € 750
2. Somma delle voci di spesa escluse le Spese amministrative € 650
3. Calcolo dei 20/80 di € 650 = 162.50
4. Calcolo del 20% dell'Importo Standard (massimale) assegnato: € 150
5. Differenza tra Importo Standard assegnato e spese sostenute: € 100
6. Confronto tra i tre valori e scelta del minore: € 100

Ricordiamo che nella voce Altro devono essere inseriti i costi relativi a piccole attrezzature fondamentali per la realizzazione del progetto che non abbiano la caratteristica di essere beni durevoli (eccezion fatta per modem, web cam e macchina fotografica digitale, che sono gli unici ammissibili in queste voce) e i costi che non è possibile inserire in una delle voci di spesa precedenti.

È importante tenere presente che ci sono dei costi che per la loro natura non sono mai ammissibili, anche se apparentemente necessari per l'implementazione del progetto, quali: retribuzione del personale, indennità di missione, spese di rappresentanza e di ospitalità.

L'Importo Variabile è invece destinato alla realizzazione delle mobilità transnazionali del personale e degli alunni presso gli Istituti che fanno parte del Partenariato.

Tale contributo copre le spese di viaggio ed assicurazione, rimborsate sulla base dei documenti giustificativi di spesa, e le spese di soggiorno del personale sulla base delle tariffe forfetarie giornaliere riportate sulle tabelle fornite dalla Commissione europea.

L'impiego di queste tariffe implica che nella rendicontazione finale non si debba indicare il costo che si è sostenuto durante il soggiorno all'estero per il vitto, l'alloggio e altre spese, come ad esempio i trasporti urbani e spese di comunicazione.

Le spese di soggiorno dei docenti sono calcolate al 100% degli importi forfait stabiliti dal programma, nei limiti del contributo variabile complessivamente assegnato. Per il soggiorno degli alunni non è di norma previsto il rimborso ma la sistemazione presso le famiglie degli alunni partner, tranne nel caso di presenza di svantaggio di tipo fisico.

Non sono ammissibili le indennità di missione all'estero.

L'Importo Standard e l'Importo Variabile sono quindi due voci del budget nettamente distinte. Nel caso di un utilizzo parziale di uno dei due importi, è possibile effettuare una compensazione tra di essi, entro la misura massima del 20% dell'Importo Standard accordato.

Il corretto utilizzo del contributo Socrates insieme all'impegno e alla partecipazione dei docenti e degli alunni, garantisce un buon rapporto tra il finanziamento accordato e i risultati finali del progetto.

Clara Italiano, Agenzia Socrates Italia, sezione finanziaria
Stefano Soda, Agenzia Socrates Italia, sezione finanziaria