1. Viaggio e Assicurazione del Viaggio

Le spese di viaggio e assicurazione del viaggio devono essere giustificate con documenti validi ai fini fiscali: biglietti del viaggio o altra documentazione valida ai fini fiscali (ricevuta o fattura rilasciata dall’agenzia di viaggi, polizza assicurativa dalla quale sia desumibile il costo sostenuto).

Viaggio in aereo: l’aereo potrà essere utilizzato solamente per viaggi superiori a 400 km o quando è previsto l’attraversamento del mare. Dovranno essere utilizzate le tariffe più economiche, e se possibile le tariffe APEX.

Taxi e mezzo proprio: questi costi non sono ammissibili; tuttavia qualora non sia possibile spostarsi con altri mezzi e quindi si è costretti ad utilizzare il taxi o a viaggiare con la propria auto sarà considerato ammissibile il costo del mezzo di trasporto più economico esistente per quella tratta, nei limiti del costo di un biglietto treno I classe, indipendentemente dal numero di persone che viaggiano.

Noleggio dell'auto: l’auto può essere noleggiata solo nel caso in cui non sia possibile l’utilizzo di altri mezzi di trasporto ad un prezzo minore. In questo caso si potrà rendicontare il costo della classe A. Agli atti dell’istituto beneficiario inoltre dovrà essere conservata, insieme ai documenti di spesa, una dichiarazione del Dirigente Scolastico con la quale si attesta che nessun altro mezzo di trasporto pubblico era disponibile ad un prezzo inferiore.

Viaggi da casa e dall'aeroporto: si possono inserire i costi relativi al viaggio da casa all’aeroporto e i costi inerenti al viaggio dall’aeroporto all’Istituto ospitante e viceversa, purché strettamente pertinenti e documentati.

Giorni di Viaggio: l’AN autorizza 1 solo giorno per l’andata e 1 solo giorno per il ritorno. Tuttavia nel caso in cui per usufruire della tariffa Apex sia necessario includere un fine settimana all’andata (perché ad esempio l’attività inizia di lunedì e conviene partire il sabato per usufruire della tariffa Apex) oppure un fine settimana al ritorno sono ammissibili massimo 2 giorni all’andata e 1 al ritorno oppure 1 giorno all’andata e massimo 2 al ritorno.

2. Soggiorno:vitto, alloggio, trasporti urbani, spese di comunicazione

Le spese di soggiorno del personale sono rimborsate dall’AN sulla base delle tariffe forfetarie giornaliere riportate nel modulo di candidatura.

L'impiego di queste tariffe implica che nella rendicontazione finale non si deve indicare il costo sostenuto durante il soggiorno all'estero per l’alloggio, il vitto e altre piccole spese (trasporti e spese di comunicazione). Difatti, l’uso di queste tariffe fa si che il rimborso delle spese di soggiorno avvenga su base forfetaria: ciò permette al partecipante di avere maggiore "libertà" durante il soggiorno in quanto non è tenuto a conservare fatture, ricevute, scontrini …. delle spese sostenute. Il Beneficiario, quindi, non dovrà conservare i documenti giustificativi delle spese di soggiorno sostenute.

Se l'Istituto che organizza il seminario fattura il costo relativo alle spese di partecipazione al seminario direttamente all'Agenzia Nazionale italiana, sarà questa ultima a rimborsare l'Istituto ospitante.

Costi non ammissibili

Tra i costi inammissibili, che non possono cioè essere inseriti tra i costi rendicontati, troviamo:

1. le normali retribuzioni del personale, inclusi gli straordinari

2. le spese di supplenza

3. i costi relativi all’indennità di missione del personale

4. le commissioni bancarie

5. biglietti acquistati e non fruiti

Accordo di finanziamento

La candidatura dell’istituto richiedente sarà valutata dall’Agenzia; in caso di esito positivo sarà inviata l’autorizzazione formale a svolgere l’attività e l’Accordo di finanziamento con l’indicazione del contributo accordato.

Rendicontazione finale

Entro 30 giorni dal termine dell’attività dovranno essere inviati all’Agenzia nazionale i seguenti documenti:

- Rendiconto finale delle spese sostenute, compilato sulla base del modello allegato all’Accordo di finanziamento

- Rapporto finale sull’esperienza svolta, che può essere inviato in formato cartaceo oppure compilato on-line all’indirizzo www.indire.it/socrates/comenius1.htm utilizzando login e password indicati nell’Accordo di finanziamento

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