EST una banca dati in chiave europea

Migliorare la visibilità e l’accesso ai risultati dei progetti e rendere idee ed attività direttamente fruibili da parte di un’utenza più vasta rappresenta da sempre uno dei punti chiave dell’attività di Indire ed in particolare dell'Agenzia Nazionale Socrates Italia che allo scopo ha sviluppato negli anni banche dati e risorse per la documentazione: ne sono un esempio Gold Europa, il database nazionale nato con l’obiettivo di rendere disponibile on-line la documentazione sui Progetti Comenius 1 e Grundtvig 2 ed utilizzato dal 2000 ad oggi come strumento di rendicontazione, e GOLD Indire, l’archivio nazionale delle buone pratiche, una banca dati delle esperienze più innovative ed interessanti realizzate nelle scuole italiane di ogni ordine e grado. La necessità di capitalizzare le esperienze e fare tesoro dei risultati dei progetti di cooperazione è però sempre più sentita a livello europeo, sia dalle altre Agenzie nazionali che dalla Commissione europea che proprio nel 2006  ha introdotto la valorizzazione come priorità ufficiale anche in Socrates.

Il progetto EST European Shared Treasure, coordinato dall'Agenzia italiana e sviluppato in partenariato con altre tre agenzie - austriaca, greca e polacca - ha portato alla creazione di un nuovo sistema documentario che si propone come strumento comune, condiviso, che permetta di andare oltre gli archivi nazionali.

Il tesoro di EST è rappresentato dall’immenso patrimonio di esperienze didattico-pedagogiche e prodotti finali realizzati nell’ambito dei progetti di cooperazione Comenius 1 e Grundtvig 2, risultati dall’iniziativa, dalla ricerca e dall’impegno di insegnanti, alunni, formatori: una ricchezza importante sia dal punto di vista numerico che da quello della capacità innovativa, di cui è indispensabile fare memoria.

Il nuovo sistema rappresenta l'evoluzione in chiave europea del database nazionale GOLD: grazie all'esperienza accumulata in questi anni e al feedback ricevuto dagli utenti, il sistema non solo è stato migliorato dal punto di vista tecnico e documentario per garantire una maggiore affidabilità e semplicità di utilizzo, ma soprattutto è stato ripensato in senso europeo attraverso un modello documentario comune, compatibile con standard internazionali, un'interfaccia multilingue e la possibilità di effettuare ricerche trasversali tra i database nazionali dei Paesi partecipanti al progetto. EST si compone di un sistema di database che interagiscono in rete e permettono le ricerche da e in tutti i paesi, rendendo finalmente possibile la circolazione delle buone pratiche oltre i confini nazionali.

User-friendliness è stata la parola chiave che ha ispirato il lavoro del team EST nella progettazione della banca dati e l’auspicio dell’Agenzia Nazionale è che questa semplicità di uso del sistema documentario possa essere effettivamente riscontrata da beneficiari ed utenti, sia in fase di documentazione che di ricerca.

Per quanto riguarda l’inserimento della documentazione, rispetto a Gold, EST appare in parte pre-compilato con alcune delle informazioni sul progetto e sul partenariato già in possesso dell’Agenzia Nazionale, che il sistema recupera automaticamente dal software di gestione ufficiale comune a tutte le Agenzie Socrates, primo efficace background condiviso per un database distribuito.

L’accesso all’immissione dei dati è immediato e non richiede alcuna procedura di registrazione: è sufficiente inserire il codice del progetto nel campo Login ed utilizzare come password il codice alafanumerico assegnato dall’Agenzia, con il contratto. Specifiche funzioni per il salvataggio, il controllo della completezza dei dati e la conferma dell’invio definitivo della documentazione nella banca dati, rendono possibile la compilazione di EST in successive sessioni di lavoro.
E’ già on line una breve guida alla compilazione, pensata per accompagnare chi deve documentare il progetto attraverso le varie sezioni di cui si compone EST - dati di base sul progetto, partenariato, tematiche e contenuti e prodotti realizzati – cui sarà affiancato un servizio di helpdesk anche telefonico (*)

Tra le novità che caratterizzano il Sistema EST, relativamente al contenuto dei progetti, oltre alle tematiche affrontate, particolare rilievo è stato dato alle priorità di Lisbona. Gli obiettivi previsti dalla Strategia di Lisbona per i sistemi d'istruzione e formazione sono stati codificati in una lista di 8 descrittori con l’intento di stimolare la contestualizzazione dei progetti nel quadro del processo di costruzione dell’Europa dell'Istruzione (v. la pubblicazione curata dall'Agenzia) e di evidenziare il contributo che proprio i progetti di cooperazione apportano ai progressi verso il raggiungimento degli obiettivi fissati dal Programma di lavoro 2010.

L’accessibilità e la rintracciabilità dei prodotti finali rappresentano uno degli obiettivi principali della banca dati, che nella specifica sezione "Prodotti", attraverso campi di descrizione a testo libero e l'indicazione della disponibilità della risorsa offre la possibilità di documentare e condividere i diversi tipi di output risultati dai progetti favorendo il confronto e lo scambio di buone prassi.
Nell’ambito delle azioni decentrate Comenius e Grundtvig, il termine Prodotto assume infatti un significato molto ampio, che comprende oltre alle realizzazioni di materiali cartacei e multimediali, oggetti artistici, anche l’organizzazione di eventi, seminari, videoconferenze, mostre, attività di disseminazione e ricerca e, in alcuni casi anche mobilità, che in EST possono essere descritti ed acquisire visibilità.

Dal punto di vista della ricerca è possibile navigare in EST attraverso semplici maschere di ricerca introducendo criteri che permettono di visualizzare progetti e prodotti secondo il Paese, il livello dell’istituzione coinvolta, la tematica centrale del progetto o il tipo di materiale prodotto. In un secondo momento saranno attivate dalla pagina di accoglienza, funzioni di ricerca a testo libero ed altre modalità di consultazione.

Alcune scuole ed  istituzioni hanno accolto l’invito lanciato lo scorso febbraio dall’Agenzia a documentare progetti e prodotti realizzati in passato e già inseriti in Gold per testare il nuovo strumento, andando così a costituire un primo rappresentativo nucleo di esperienze e risultati che è già possibile esplorare in EST, insieme ad i progetti inseriti dalle Agenzie partner.

Dal 20 maggio parte invece ufficialmente l'alimentazione della banca dati a livello italiano con i progetti finanziati nel 2005-2006 (come procedurea collegata alla fase di rendicontazione finale che dovrà essere completata entro il prossimo 30 settembre): saranno quindi gli oltre 1300 progetti Comenius e circa 200 Grundtvig ad implementare da ora il Tesoro europeo condiviso! Al di là dell’obbligo contrattuale, speriamo quindi che EST diventi strumento di ricerca, memoria, scambio e confronto...

EST ha suscitato l’interesse della Commissione Europea e di molte Agenzie nazionali, divenendo occasione di stimolo per il potenziamento del lavoro in network e della condivisione di strumenti tra Agenzie nazionali, un passo importante per una migliore disseminazione dei risultati del Programma. L’imminente adozione di EST da parte di Austria, Bulgaria, Estonia, Finlandia, Francia, Germania,Irlanda, Islanda, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Svezia e Ungheria, a partire da settembre 2006 porterà ad un’effettiva realizzazione della dimensione europea della banca dati permettendo ad un pubblico enormemente più vasto di conoscere il patrimonio di esperienze realizzate da migliaia di scuole ed istituzioni in tutto il continente, dando ad esse la giusta valorizzazione.

 a cura di  Valentina Riboldi e Lorenza Venturi
Agenzia nazionale Socrates