Come si possono trovare istituzione partner per avviare un partenariato Grundtvig?
I partner sono reperibili all’interno di una specifica banca dati. In questo database è anche possibile inserire i dati della propria istituzione e renderli visibili agli utenti. Inoltre, l’Agenzia Nazionale pubblica le richieste che pervengono direttamente dalle istituzioni/organizzazioni europee in cerca di partner italiani, in questa sezione, alla voce Cerca Partner.
E’ poi possibile candidarsi per un seminario di contatto: si tratta di incontri tra istituzioni/enti, organizzati a livello europeo dalle Agenzie Nazionali, per favorire la messa a punto di partenariati per l'educazione degli adulti su tematiche di interesse prioritario a livello europeo.

Quando è possibile effettuare una Visita Preparatoria?
Le Visite preparatorie permettono ai potenziali partner di incontrarsi e pertanto devono svolgersi prima della presentazione della candidatura del partenariato. Le richieste di finanziamento devono essere inviate all’Agenzia Nazionale 8 settimane prima dell’inizio della visita preparatoria.

Qual è il “numero ideale” di partner in un partenariato Grundtvig?
La condizione minima affinché un partenariato Grundtvig venga approvato è l’autorizzazione di almeno tre istituzioni provenienti da tre Paesi diversi, che partecipano al programma LLP, di cui almeno uno dell’UE. Tuttavia si consiglia di inserire un numero superiore di partner, ad esempio 4 o 5 istituzioni di Paesi diversi, allo scopo di garantire il proseguimento del partenarito nel caso in cui una istituzione partner non superi la valutazione formale da parte della propria Agenzia.

Che ruolo ha il coordinatore del partenariato?
Il coordinatore, che non riceve alcuni finanziamento aggiuntivo rispetto ai partner, svolge una funzione di raccordo fra le istituzioni partecipanti  ed assicura una comunicazione efficacie fra i partner. Ma soprattutto ha un compito di responsabilità nella compilazione congiunta del modulo di candidatura che dovrà essere inviato, prima della scadenza, a tutti gli altri  partner, affinché la candidatura da parte di ciascuna istituzione coinvolta sia valida.

E’ possibile inserire più istituti italiani nello stesso partenariato?
Per l’anno 2008 non è stato stabilito nessun criterio nazionale sul numero degli istituti italiani presenti nello stesso partenariato. Tuttavia, consigliamo la partecipazione al massimo di due istituti italiani, se la loro presenza risulta necessaria per la buona realizzazione del partenariato. Si raccomanda comunque di assicurare un partenariato equilibrato tra i Paesi partecipanti.

Come si presenta una candidatura Grundtvig?
Il modulo di candidatura dovrà essere compilato dal coordinatore congiuntamente con gli altri partner e compilato in ogni sua parte nella lingua di comunicazione del partenariato.
Le istituzioni italiane coordinatrici di un partenariato Grundtvig dovranno obbligatoriamente utilizzare il modulo on line che sarà accessibile dal sito dell’Agenzia Nazionale nel mese di Gennaio.
Le fasi di presentazione della candidatura sono le seguenti.
Per i coordinatori italiani:
• Compilazione  del modulo on line (submission).
• Stampa e invio del  modulo (firmato dal rappresentante legale e timbrato) alla propria Agenzia Nazionale entro il 15 febbraio 2008.
• Invio di una copia del modulo agli altri partner in tempo utile, in modo che possano, a loro volta, presentare il modulo del coordinatore alle rispettive Agenzie Nazionali, firmato e timbrato , entro la data di scadenza, il 15 febbraio 2008. Tale procedura è obbligatoria al fine di garantire la regolarità della  candidatura.
Per le istituzioni partner:
• Dovranno ricevere una copia del modulo dal coordinatore del partenariato;
• Firmare e timbrare la sezione 4 (Dichiarazione) e la sezione 1.2 (PARTNER) del modulo,  specifiche  per ogni istituzione partner, allo scopo di rendere valida ed eleggibile l’istituzione candidata;
• Inviare la copia del modulo redatta dal coordinatore insieme alla Dichiarazione e alla sezione 1.2 all’Agenzia LLP Italia entro e non oltre il 15 febbraio 2008. Fa fede il timbro postale e non sono previste rettifiche in merito.

Quanti progetti Grundtvig può presentare la stessa istituzione?
Di norma, alle nuove istituzioni che hanno presentato più di una candidatura regolare, verrà accordato un numero massimo di due progetti.
 
Qual è la durata di un partenariato di apprendimento Grundtvig?
I partenariati Grundtvig hanno obbligatoriamente una durata di 2 anni consecutivi.

Quando iniziano le attività di un partenariato?
Tutte le attività dei partenariati Grundtvig  autorizzati avranno inizio il 1° agosto 2008 e si dovranno concludere entro il 31 luglio 2010.

Qual è il finanziamento che si può richiedere per un partenariato Grundtvig?
L’Agenzia Nazionale stabilisce un unico contributo forfettario per le attività previste in Italia e le mobilità all’estero. L'importo è legato al numero di mobilità all’estero previste nei due anni di progetto e il seguente schema indica le quote finanziarie assegnate al numero di mobilità che si intende svolgere:

da 4 a 7 mobilità           Contributo: 10.000 €
da 8 a 11 mobilità         Contributo: 15.000 €
12 mobilità e oltre         Contributo: 20.000 €

Cosa significa "numero di mobilità"?
Per numero di mobilità si intende il numero di persone (staff e/o discenti) che effettuano le mobilità previste nell’ambito del progetto.

Nel compilare la tabella di mobilità devo inserire solo le mobilità della mia istituzione dall’Italia verso i partner?
No, la tabella delle mobilità deve prevedere tutte le mobilità che svolgeranno, nel corso dei due anni, tutti i partner coinvolti nel partenariato.

Nella richiesta finanziaria devo conteggiare anche le mobilità dei miei partner?
No, nel conteggio per la richiesta del contributo finanziario devono essere considerate solo le mobilità all’estero dell’istituzione italiana candidata.

Quando si parla di mobilità si intende solo e sempre la mobilità transnazionale? Come devono essere considerate eventuali mobilità in Italia?
Le mobilità in Italia non sono da conteggiare nel numero delle mobilità dichiarate in fase di candidatura valide ai fini della richiesta del sostegno finanziario (queste infatti devono necessariamente svolgersi all’estero presso istituzioni  partner approvate). Le mobilità in Italia sono pertanto da considerarsi parte delle “attività” previste dal partenariato, ma non mobilità.

E' possibile effettuare più mobilità rispetto al numero minimo indicato nella candidatura?
Sì, è possibile aumentare il numero delle mobilità previste, senza però nessun incremento del budget assegnato. Mentre in nessun caso sarà possibile realizzare meno di 4 mobilità (numero minimo previsto per usufruire del finanziamento).

E’ necessario effettuare le mobilità in una volta sola?
No. Le mobilità si possono svolgere nell’arco dei due anni, nei tempi che si reputano più opportuni per la realizzazione delle attività all’estero.

Sono possibili sinergie con altre azioni del Programma?
E' possibile richiedere un Assistente di lingua Comenius, soprattutto per quei partenariati che prevedono un'attenzione particolare alle tematiche interculturali e linguistiche.

Come si può richiedere un Assistente Comenius?
Si può fare la richiesta tramite l'apposito modulo di candidatura entro il 31 gennaio 2008. Tutte le indicazioni sono fornite all'interno della sezione Grundtvig Mobilità, alla voce Ospitare un assistente Comenius.

Una piccola associazione può essere eleggibile nell'ambito di un partenariato Grundtvig?
Sì, purchè l'associazione sia impegnata nell'educazione degli adulti, sia a livello formale che non formale o informale.

Come posso ottenere la sovvenzione?
L’Agenzia Nazionale LLP, dopo la stipula dell’accordo con la Commissione europea,  provvederà a rendere disponibile sul proprio sito l’Accordo finanziario che sarà stipulato con l’Istitutuzione (il Beneficiario).
Il Beneficiario dovrà stampare l’accordo in duplice copia, compilarlo, timbrarlo e firmarlo (il rappresentante legale) e inviarlo all’Agenzia LLP.

E i tempi di pagamento?
Se l’Agenzia Nazionale LLP al momento del ricevimento dell’accordo del Beneficiario ha già ricevuto i fondi comunitari, provvederà al pagamento di un anticipo dell’80% della sovvenzione accordata, entro 45 giorni dalla firma dell'accordo da parte dell'Agenzia LLP. La firma corrisponde all'accettazione dell'accordo nei suoi elementi formali (duplice copia, compilazione corretta dei dati bancari, firma del rappresentante legale).
La restante parte (20%) sarà pagata solo al termine delle attività a seguito della presentazione dei documenti finali che sono richiesti nell’accordo. L'Agenzia LLP ha 45 giorni di tempo per approvare o meno i documenti finali richiesti dall'accordo. Questo periodo può essere sospeso nel caso sia necessario richiedere altri documenti a supporto. Il beneficiario avrà 30 giorni di tempo per inviare all'Agenzia LLP quanto richiesto. Entro 45 giorni dall'approvazione dei documenti finali l'Agenzia LLP emetterà l'ordine di pagamento del saldo o la richiesta di rimborso.

E se l’Agenzia Nazionale LLP non ha ancora ricevuto i fondi dalla Commissione europea?
In questo caso il pagamento dell’anticipo sarà fatto entro 45 giorni dal ricevimento dei fondi comunitari.

Devo conservare le ricevute dei costi di alloggio e vitto sostenuti all’estero durante la realizzazione delle mobilità presso i partner?
Non per la rendicontazione finale all’Agenzia Nazionale, perché il contributo accordato è forfettario; tuttavia la loro conservazione può essere richiesta dall’amministrazione dell'istituzione beneficiaria.

Quali documenti devo conservare per dimostrare la realizzazione delle mobilità transnazionali?
I documenti del viaggio (carte di imbarco) e gli attestati di partecipazione rilasciati dai partner.

Il contributo accordato serve a coprire i soli costi per le mobilità all’estero?
No, il contributo, anche se calcolato sul numero di mobilità transnazionali, serve a coprire sia i costi delle mobilità all’estero che i costi delle attività necessarie per la realizzazione del progetto (preparazione linguistica, traduzioni, costi amministrativi, visite a musei…..).

Quale tipo di prodotti finali si possono sviluppare nei partenariati Grundtvig?
I partenariati Grundtvig sono maggiormente orientati al processo, ovvero agli scambi di esperienze e buone prassi attraverso le modalità più appropriate, usando in particolare le tecnologie dell’informazione e della comunicazione (es. siti web, e-mail, videoconferenza). Tuttavia, è possibile sviluppare prodotti finali, come ad esempio oggetti tecnici, disegni, manufatti artistici. E' inoltre possibile preparare performance (es. pièce teatrali, musicals, etc.), organizzare mostre, realizzare una specifica produzione e disseminazione di materiale informativo o di documentazione sulle attività di cooperazione.

Dopo la presentazione delle candidature, quando viene comunicato l’esito delle selezioni?
L’Agenzia invia le comunicazioni ufficiali ai candidati sull’esito delle selezioni entro la data di inizio delle attività. I risultati della selezione dei partenariati verranno anche pubblicati sul sito dell’Agenzia LLP italiana.